Der Telefonservice

In den meisten Fällen wird die Anmietung einer Briefkastenadresse mit einem Telefonservice gekoppelt. Dabei werden die eingehenden Anrufe von Mitarbeitern entgegengenommen, die sich je nach Anbieter und Kundenwunsch als Sekretärin ausgeben. Dem Kunden steht es hierbei frei, in welchem Umfang dieser Service genutzt wird. Möchte man den Telefonservice nur bei Bedarf in Anspruch nehmen, so wird eine Anrufweiterleitung eingesetzt. Dabei werden alle eingehenden Anrufe so lange an die Sekretärin weitergeleitet, bis diese Rufumleitung wieder abgestellt wird. Alternativ kann dieser Service aber auch komplett beansprucht werden. Wer einen solchen Telefonservice nutzt, erfreut sich an allen Vorzügen, die sonst nur mit einer eigenen Sekretärin zur Verfügung stehen. Dies fängt schon bei der Rufannahme an: Dank eines EDV Systems können die Mitarbeiter schon vor der Annahme des Telefongesprächs erkennen, für welches Unternehmen der Anruf eingeht. Hierauf wird reagiert, indem sich die Telefonistin als Sekretärin des betreffenden Unternehmers ausgibt. Der Kunde darf dabei selber entscheiden, wie sich die Mitarbeiterin am Telefon melden soll. Eine gute Sekretärin besticht allerdings nicht nur durch eine angenehme Stimme und ein freundliches Wesen. Mindestens genauso wichtig ist ihre Kompetenz. Aus diesem Grund werden sich alle Mitarbeiter mit der Unternehmensstruktur des Kunden auseinandersetzen und somit dazu in der Lage sein, am Telefon mit fachlicher Kompetenz zu bestechen. Möchte sich der Anrufer zum Beispiel über die Dienstleistungen des Unternehmers informieren, so wird die Sekretärin jede Frage freundlich und kompetent beantworten können. Wird hingegen nach einer Wegbeschreibung verlangt, ist die Telefonistin auch bei diesem Anliegen behilflich. Überhaupt wird die individuelle Kundenbetreuung groß geschrieben. So kann der Unternehmer sogar die Anweisung geben, spezielle Anrufer besonders zuvorkommend zu behandeln. Ist hierunter vielleicht ein geselliger Kunde, der jedes Telefongespräch erst einmal mit einer Diskussionsrunde über die Fußballergebnisse beginnt? Die Sekretärin wird darauf vorbereitet sein und entsprechend reagieren. Selbiges trifft zu, sollte ein spezieller Anrufer immer wieder gewisse Launen an den Tag legen, auf die man sich einstellen muss. Selbstverständlich kann auch die Anweisung gegeben werden, spezielle Anrufe an die eigene Rufnummer weiterzuleiten. Dadurch wird man sich um die relevanten Anliegen direkt kümmern, während die übrigen Anrufe weiterhin von der Sekretärin bearbeitet werden. Welche Zusatzleistungen darüber hinaus noch möglich sind, sollte bei jedem Anbieter direkt erfragt werden. Auch wenn sich der Service bei allen Anbietern ein wenig unterscheidet, so gibt es dennoch eine Gemeinsamkeit: alle bieten eine fachlich kompetente Sekretärin zum günstigen Tarif. >>> Die Büroraumnutzung

 

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